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表面要求：除油、去锈处理工艺：工件表面的油污、锈斑及氧化层，经化学法脱脂后，没有油脂、浮浊液等污物，其表面被水。酸洗后的工件，没有目视可见的氧化物、锈斑等腐蚀现象，其表面色泽基本均匀。 磷化处理工艺：磷化处理主要采用浸渍法进行。磷化处理以锌钙的盐为主要成份溶液，经磷化槽液的配制、，按工艺规程要求进行。磷化后的工件，采用流动水清洗，工件表面的清洗质量，同时采用热的络酸溶液作封闭处理。 工件经磷化、水洗后，采用烘处理干燥后方可喷塑。经磷化处理后的工件与喷塑时间相隔一般不超过24小时。磷化膜外观：磷化后工件的颜色为灰色，膜层结晶致密，连续和均匀。膜层厚度一般控制为5毫米。磷化表面检验，采用检验溶液，观察滴液从天兰色变为淡或淡红色，并在规定时间内不变色。 成品入库转入喷塑工序。静电喷塑工艺：塑粉经高频、高压静电设备喷涂固化成膜。固化温度控制在180℃，时间控制在10~15分钟范围内。颜色要求，色泽一致，塑面均匀光滑、无划伤。检验标准：A、厚度：45—50微米按磁性测厚仪B、附着力：2级按C、抗冲击：45-50kg/cm按D、光泽：﹥85%按E、外观：没有明显流痕、渍痕、气泡。
防盗防盗是防止人为原因破坏档案的必要措施。安装必要的防盗设施，有条件的企业可以采取电子警报装置，确保档案的存放。防火火灾是能够对档案造成重大损失的直接隐患。因而，档案库房必须在满足消防要求上采取必要措施做好防护。 在库房的装修装饰上不应采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而应使用耐燃、阻燃的材料如防火材料门、耐燃窗帘、电线等。同时应添置必须的消防器材，如灭火器等，有条件的企业还可以加装消防警报装置。防霉在炎热、的环境下，档案极易发生霉变。 防光光线中的紫外线辐射对纸张中的纤维素和木质素都有很大的直接破坏作用，使纸张强度降低，因而档案橱、柜等应安放在避免日光直晒之处，较难避开的，可采用悬挂遮阳窗帘来防止光线照射档案，也应尽量避免灯光长时间直射档案。 档案一旦长霉，霉菌很难除去，渗透到纸张内部的霉菌还会使纸张的牢固性在数天之内降低，因此，档案应置于通风处，若发现档案已经生霉，则可用软刷、干布等蘸取或的酒精擦去霉菌，然后晾干。防虫档案一旦被虫蛀，严重者千百孔，不可收拾。
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又因每列有密封装置，平常整体靠拢锁住。如遇火灾，密集柜的表面经高温处理过，有防火功能。密集柜使用注意事项尽量放置一楼档案室为好，如果要放置在高层地面结构要求为钢筋混凝土结构为好；如果是楼板结构要对地面结构加以加固。 一是送货安装问题，不按规定时间送货，送到的档案密集柜与订购的有差距，安装过程中可能也会出现磕碰问题，造成档案密集柜的损坏。二是质量问题，经营者销售无厂名、厂址、商标的档案密集柜。三是售后服务问题多，维修不及时，变相收费或是随意收费。 单面搁板上均匀载重40kg，双面均匀布负载80kg，挠度为小于4mm，24h卸载后，搁板没有裂缝，残余变形量不大于0.3mm。标准节（六层双面搁板）在全负载（每块单面搁板均布载重40kg）的情况下，架体、立柱没有明显变形，架体不会产生倾倒现象。 全负载的情况下，各列密集柜在动手操纵下运行自如，没有阻滞现象。每标准节手动摇力不小于12N。在受全部载荷1/20外力（沿X、Y轴两个方向的水平外力）的作用反复100次后，取消外力，架体所产生的倾斜不大于总高的1%，支架、立柱没有明显的变形。
